Uneori se mai întâmplă să uiți unde ți-ai pus actele sau ca acestea să fie distruse de copii sau de animalele de companie. Dar nu trebuie să-ți faci griji deoarece există o soluție pentru orice.
Astfel, dacă ți-ai pierdut sau deteriorat actele eliberate de notarul public ai două opțiuni:
- să soliciți notarului să-ți elibereze un duplicat al actului aflat în arhiva sa
- să soliciți notarului reconstituirea actului
1. Eliberarea duplicatului unui act original aflat în arhiva notarului public
După cum reiese și din titlu, competent pentru această procedură este notarul public în a cărui arhivă se află originalul actului.
Duplicatul unui act notarial se poate elibera la cererea oricăreia dintre părţi, a reprezentantului legal sau convenţional, a succesorilor acestora, precum şi a oricărei persoane care justifică un drept sau un interes legitim (vezi semnificația fiecărei categorii în parte în articolul precedent).
Ca să înțelegi mai bine, duplicatul reprezintă redarea fidelă a conţinutului actului şi a încheierii notariale, cu excepţia semnăturilor părţilor şi a notarului, iar în locul semnăturilor acestora se menţionează numele şi prenumele fiecărui semnatar. Pe prima pagină a duplicatului se aplică o parafă cu menţiunea „DUPLICAT”.
După redarea fidelă a conţinutului actului, inclusiv a conţinutului încheierii notariale, se introduce formula de duplicat, sub care notarul semnează şi aplică sigiliul.
Ca aspecte particulare, trebuie să știi că:
- dacă originalul actului a fost rectificat, duplicatul cuprinde atât conţinutul actului, cât şi pe cel al încheierii de rectificare
- dacă actul original aflat în arhiva notarului a fost revocat sau anulat total ori parţial, notarul nu îți va elibera duplicat de pe acesta, și cel mult, îți va elibera o copie legalizată din arhivă, în condiţiile menționate în articolul precedent.
Foarte important de știut este faptul că duplicatul are aceeaşi forţă probantă ca şi înscrisul original.
Dacă actul tău a fost eliberat de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României, competenţa eliberării duplicatului aparține misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare în a căror arhivă se află originalul actului.
În situația în care actul tău a fost eliberat de fostele Notariate de Stat sau de alte organe cu activitate notarială, competența aparţine instituţiei care a preluat arhiva acestora (Camerele Notarilor Publici, în cazul fostelor Notariate de Stat).
2. Reconstituirea actului original
Dacă actul tău a dispărut și nu mai deții niciun exemplar original, trebuie să știi că ai posibilitatea de a solicita notarului reconstituirea acestuia.
Actul se reconstituie la cerere, prin încheiere, pe baza acordului părţilor sau, după caz, a succesorilor acestora.
Competent pentru această procedură este notarul la care s-a întocmit actul sau, dacă acestuia i-a încetat calitatea, de către notarul public care a preluat arhiva sau de către cel desemnat în acest scop de către preşedintele Colegiului director al Camerei Notarilor Publici.
Pentru această procedură trebuie să fie îndeplinite două condiții esențiale:
- actul să fi dispărut fără a mai fi rămas un exemplar original
- părțile sau succesorii acestora să se prezinte personal în fața notarului (cei care nu vor fi prezenți la depunerea cererii vor fi citați în acest scop de către notar).
Din păcate, în lipsa acordului părţilor, notarul nu te poate ajuta cu această procedură și va trebui să te adresezi judecătoriei în circumscripţia căreia îşi are sediul biroul notarial care a întocmit actul.
Tot în aceeași situație se află și actele dispărute întocmite de alte organe cu activitate notarială, acte a căror reconstituire se face de judecătoria în circumscripţia căreia îşi are sediul organul care a întocmit actul sau se află domiciliul ori sediul uneia dintre părţi, după caz.
Procedura reconstituirii de către notar a actelor notariale originale se îndeplineşte şi pentru actele întocmite de fostele Notariate de Stat, ale căror arhive au fost preluate de către Camerele Notarilor Publici.
Concluzie
Chiar dacă există soluții pentru orice, indicat ar fi să ai grijă de actele tale și să le păstrezi în condiții optime și departe de copii sau animalele de companie, astfel încât acestea să nu se deterioreze. Păstrează-le într-un loc sigur și ai grijă să nu le pierzi sau să iți fie furate.