Vrei să legalizezi o copie de pe un act la notar dar nu știi care este procedura, cât timp durează și dacă trebuie să te prezinți personal în fața notarului?
În acest articol îți voi prezenta câteva informații esențiale pe care trebuie să le știi dacă vrei să-ți legalizezi copiile de pe actele de studii, de stare civilă, de identitate, de proprietate sau de pe orice alte acte.
- Copii legalizate de pe actele originale prezentate de clienți
- Copii legalizate din arhiva biroului notarial
- Alte entități care legalizează copii de pe acte (inclusiv acte emise de fostul Notariat de Stat)
- Legalizarea copiei unui act original întocmit într-o altă limbă decât cea română
- Cât timp durează procedura
- Concluzie
Copii legalizate de pe actele originale prezentate de clienți
În primul rând, actele trebuie să fie prezentate notarului în original. Este foarte important acest aspect deoarece nu se legalizează copii de pe actele prezentate în copie, copie legalizată, copie conform cu originalul, copie certificată pentru conformitate etc.
Cel mai des întâlnite în această situație sunt sentințele civile/deciziile/hotărârile judecătorești care nu pot fi legalizate decât de către instanța de judecată care le-a emis.
Se pot legaliza copii atât de pe un act original în întregime, cât și de pe părți determinate ale acestuia, cu condiția să nu se denatureze înțelesul integral al actului.
Totodată, trebuie să știi că notarul nu poate legaliza copii de pe actele care conţin corecturi, ştersături, adăugări, cuvinte tăiate sau alte particularităţi, dacă nu sunt confirmate prin semnătura şi sigiliul autorităţii care le-a întocmit sau, după caz, semnătura părţilor.
Se poate totuși legaliza copia unui act care prezintă alte particularităţi care nu afectează conţinutul sau forma acestuia ori actul este plastifiat.
Oricine poate solicita legalizarea copiei de pe un act original, chiar dacă documentul nu îi aparţine, deoarece pentru această procedură nu se verifică identitatea, domiciliul sau capacitatea solicitantului.
Este bine de știut faptul că, pentru legalizarea copiei de pe acte de identitate sau titluri de călătorie, unii notari solicită prezența titularilor acestor documente și, totodată, trebuie să menționezi și scopul în care urmează a fi folosită respectiva copie legalizată.
Exemple de acte care pot fi legalizate de notar:
- acte de stare civilă – certificat de naștere, căsătorie, divorț, deces etc.
- acte de studii – diplomă de bacalaureat, licenţă, masterat, foaie matricolă etc.
- acte de identitate: carte de identitate, buletin de identitate, permis de ședere etc.
- titluri de călătorie
- acte emise de alte autorități: autorizație de construire, proces-verbal de punere în posesie, titlu de proprietate, ordinul prefectului, permis de conducere, cazier judiciar, carte de identitate/certificat de înmatriculare autovehicul etc.
- acte notariale: contract de vânzare-cumpărare, schimb, donaţie, întreţinere, rentă viageră, certificat de moştenitor, act de partaj voluntar, testament autentic etc.
- acte sub semnătură privată: testament olograf, diverse contracte pentru care legea nu impune forma autentică (împrumut, comodat, închiriere, contract de vânzare-cumpărare autovehicul etc.).
Procedura de legalizare a copiilor de pe actele originale prezentate de clienți poate fi îndeplinită de orice notar public din România, indiferent de ce entitate a emis actul respectiv.
Ca și termen de valabilitate, legislația în vigoare nu menționează un termen pentru copiile legalizate de pe actele prezentate de clienți.
Copii legalizate din arhiva biroului notarial
Notarul public eliberează copii legalizate din arhiva biroului notarial de pe actele emise de acesta numai părţilor, succesorilor şi reprezentanţilor acestora, precum şi celor care justifică un drept sau un interes legitim.
Prezența acestora în fața notarului este obligatorie, aceștia fiind identificați prin acte de identitate și trebuind să facă dovada calității lor prin acte de stare civilă, certificate de moștenitor, certificate de legatar, procuri sau orice alte acte din care să rezulte calitatea lor de parte, succesor sau reprezentant.
Și când spun părți mă refer la persoanele semnatare din act, cum ar fi: vânzătorul/cumpărătorul, donatorul/donatarul, copermutantul, copartajantul, proprietarul, promitentul-vânzător/cumpărător, declarantul, mandantul, creditorul/garantul ipotecar etc.
Ca exemple de succesori menționez moștenitorii legali sau testamentari, cei care dobândesc de la autorul lor anumite drepturi sau bunuri determinate (de ex. cumpărătorul unui bun, cesionarul unei creanțe, donatarul, legatarul cu titlu particular), persoana juridică în cazul comasării sau în cazul divizării etc.
Iar ca exemple de reprezentanți ai părților menționez părinții sau tutorii pentru persoanele lipsite de capacitate de exercițiu (minorii cu vârsta de până la 14 ani sau interzișii judecătorești), mandatarii împuterniciți prin procură specială sau contract de mandat etc.
În cazul minorilor cu vârsta cuprinsă între 14-18 ani, aceștia pot solicita singuri legalizarea de copie de pe un act, însă, în funcție de situație, trebuie sau nu să fie asistați de către părinți sau tutore.
Dacă ești reprezentantul unei persoane juridice este suficient să prezinți actul constitutiv, statutul, hotărârile organelor statuare ale societății sau alte documente din care să rezulte calitatea ta de reprezentant al societății.
În cazul în care activitatea notarului care a întocmit actul a încetat, trebuie să afli cine a preluat arhiva biroului notarial.
Arhiva notarului public căruia i-a încetat calitatea poate fi preluată de notarul public asociat, de un alt notar public sau de către Camera Notarilor Publici.
Pentru a afla cine a preluat arhiva notarului căruia i-a încetat calitatea poți accesa acest link sau poți suna la orice notar public din circumscripția judecătoriei unde și-a avut sediul notarul care a întocmit actul și poți cere informații în acest sens.
Foarte important de știut este faptul că, în lipsa originalului, copia legalizată din arhiva biroului notarial constituie titlu executoriu, iar valabilitatea acesteia este de doar 6 luni.
Alte entități care legalizează copii de pe acte
Camerele Notarilor Publici eliberează copii legalizate sau copii certificate de pe actele aflate în original în arhivele acestora în aceleași condiții mai sus menționate pentru actele din arhiva biroului notarial.
Un aspect esențial de reținut este că arhiva dosarelor succesorale și a actelor autentice emise de către fostele Notariate de Stat a fost preluată de catre Camerele Notarilor Publici. Astfel, dacă ai nevoie de o copie legalizată de pe un act (contract de vânzare, certificat de moștenitor etc.) emis de către fostele Notariate de Stat, pe care nu îl mai deții în original, trebuie să te adresezi Camerei Notarilor Publici.
Secretarii consiliilor locale ale comunelor și orașelor unde nu funcționează birouri notariale sau sedii secundare ale acestora pot legaliza copii de pe actele prezentate de clienți, cu excepția actelor sub semnătură privată.
În afara graniţelor României, procedura legalizării de copii de pe acte prevăzută de legislația română în vigoare poate fi îndeplinită numai de către misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României, precum şi de comandanţii navelor şi aeronavelor sub pavilion românesc.
Legalizarea copiei unui act original întocmit într-o altă limbă decât cea română
În vederea legalizării copiei unui înscris original întocmit într-o altă limbă decât cea română, acel înscris va fi tradus în limba română de un traducător şi interpret autorizat, cu excepția cazului în care limba străină este limba maternă a notarului sau pentru care acesta a fost autorizat ca interpret şi traducător autorizat.
Dacă nu cunoști niciun traducător și interpret autorizat nu-ți face griji deoarece poți găsi pe internet o listă cu aceștia, deși, în cele mai multe cazuri, notarul public are deja o listă cu astfel de persoane autorizate cu care acesta colaborează.
Cât timp durează procedura
Timpul necesar care trebuie alocat pentru legalizarea de copii diferă de la un notariat la altul. De obicei copiile legalizate se fac pe loc, dar depinde de cât de aglomerat este notarul sau de volumul de acte de legalizat.
Este recomandat ca, în momentul în care ai ales un notar public, să suni la biroul acestuia (poți găsi pe internet datele de contact ale oricărui birou notarial din România) și să soliciți informații cu privire la durata procedurii, programul de lucru, taxe notariale etc.
Nu uita să menționezi notarului public în momentul efectuării programării telefonice despre procedura pe care vrei să o îndeplinești la biroul acestuia, deoarece se pot cere acte suplimentare în funcție de fiecare situație.
Concluzie
Acum că ai aflat cum stă treaba, nu mai este nevoie să-ți iei o zi liberă de la job pentru a legaliza copiile de pe actele personale, exceptând situația celor din arhivă, și iti poti ruga rudele pensionare sau prietenii cu mai mult timp liber să te ajute, aceștia putând apela la serviciile oricărui notar public din imediata apropiere.
Dacă ți-ai pierdut sau deteriorat actele eliberate de notarul public, în articolul următor îți voi spune ce opțiuni ai pentru a obține altele